Apa itu Data, Informasi dan Sistem ?

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupunsuatu konsep.

Informasi merupakan hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Data bisa merupakan jam kerja bagi karyawan perusahaan. Data ini kemudian perlu diproses dan diubah menjadi informasi.

Sistem ialah suatu kesatuan prosedur atau komponen yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya bekerja sama sesuai dengan aturan yang diterapkan sehingga membentuk tujuan yang sama. dimana dalam sebuah sistem bila terjadi satu bagian saja yang tidak berkerja atau rusak maka suatu tujuan bisa terjadi kesalahan hasilnya atau outputnya.

Definisi sistem menurut para ahli :

Ludwig Von BartalanfySistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

Anatol RaporotSistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

L. AckofSistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

L. James HaveryMenurutnya sistem adalah prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen yang berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

John Mc Manama
Menurutnya sistem adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari fungsi-fungsi yang saling berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan secara efektif dan efesien.

C.W. Churchman

Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan.

J.C. Hinggins
Menurutnya sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang saling berhubungan.

Edgar F Huse dan James L. Bowdict
Menurutnya sistem adalah suatu seri atau rangkaian bagian-bagian yang saling berhubungan dan bergantung sedemikian rupa sehingga interaksi dan saling pengaruh dari satu bagian akan mempengaruhi keseluruhan.

Syarat-syarat sistem :

1. Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan masalah.

2. Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

3. Adanya hubungan diantara elemen sistem.

4. Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting dari pada elemen sistem.

5. Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

Secara garis besar,  sistem dapat dibagi 2 :

A. Sistem Fisik ( PHYSICAL SYSTEM ) :

Kumpulan elemen-elemen/ unsur-unsur yang saling berinteraksi satu sama lain secara fisik serta dapat diidentifikasikan secara nyata tujuan-tujuannya.

Contoh  :

- Sistem transportasi, elemen : petugas,mesin, organisasi yang menjalankan transportasi

- Sistem Komputer, elemen : peralatan yang berfungsi bersama-sama untuk menjalankan  pengolahan data.

B. Sistem Abstrak ( ABSTRACT SYSTEM) :

Sistem yang dibentuk akibat terselenggaranya ketergantungan ide, dan tidak dapat diidentifikasikan secara nyata, tetapi dapat diuraikan elemen-elemennya.

Contoh :

Sistem Teologi, hubungan antara manusia dengan Tuhan.

Contohnya :

Penggunaan data , informasi dan sistem di Kanwil I PT Pegadaian Medan

Di Kanwil I Medan PT Pegadaian yang memiliki segudang kegiatan mereka menggunakan sistem dengan pencatatan barang keluar dan barang masuk dimana , Kantor ini setiap ingin melakukan pengiriman entah itu FPK, SBR atau pun Air Uji. Mereka selalu mencatat berapa yang mereka keluar kan untuk dikirim ke cabang - cabang Pegadaian yang ada di Kota Medan - Aceh dan selalu memberikan tertinggal berupa surat bukti tanda pengiriman. Dimana surat itu di pegang oleh Kanwil sendiri dan cabang yang meminta barang, Jadi dengan dilakukannya itu dapat mengetahui apa - apa saja yang telah keluar maupun masuk dan disusun secara rapi di arsip mereka.